Uno degli argomenti più in voga in questi ultimi anni è quello della trasformazione digitale, processo diventato una vera e propria necessità con l’arrivo della pandemia e che ora, nonostante il contesto sociale e politico attuale punta i riflettori su altri temi, continua comunque a tenere banco.
Per trasformazione digitale si intende il processo che sostituisce completamente le modalità manuali, tradizionali e legacy di fare business con le alternative digitali più recenti. Ad oggi si può sicuramente affermare che questo processo è alla base del successo di un’azienda ma è sbagliato pensare che basti investire sull’evoluzione tecnologica, il primo passo di questo processo è ripensare l’organizzazione dell’azienda e implementare metodi di comunicazione interna digital, accessibili a tutti e sicuri.
La comunicazione interna è l’insieme di strumenti e attività che permette ai dipendenti di collaborare al meglio tra loro, puntare su una comunicazione interna di successo significa migliorare le performance aziendali e fornire ai clienti servizi sicuramente più efficienti.
Ma quali sono questi strumenti? Da dove partire? Uno punto di partenza valido è chiedersi “come comunicano i miei collaboratori tra loro?” o “in che modo comunicano con i miei colleghi?” Uno strumento di cui le aziende di oggi non possono fare a meno è uno strumento di chat aziendale, la collaboration. Un sistema che, come le classiche piattaforme di messagistica istantanea, permette di creare account personali, avviare chat, inviare documenti e foto e gestire la social presence – la dichiarazione del proprio stato (presente, assente, occupato ecc) - .
La collaboration è quindi uno strumento di comunicazione immediata, sicuramente meno formale di un’e-mail ma non per questo bisogna sottovalutarlo o pensare di poterne fare a meno utilizzando altri mezzi simili come ad esempio WhatsApp. Infatti, nonostante all’apparenza i due sembrano somigliarsi molto in realtà non è così perché il loro contesto d’utilizzo è diverso. WhatsApp è adatto ad un utilizzo personale e privato e decidere di far intrattenere ai propri collaboratori le comunicazioni attraverso questo mezzo non solo non è sicuro ma si invade quella che è la sfera privata del dipendente, col rischio di perdere tracce delle comunicazioni stesse.
Detto ciò, per dare una risposta alle domande iniziali il primo passo da fare per avviare la trasformazione digitale della propria azienda è assicurarsi che ci sia uno strumento di comunicazione aziendali che permetta di comunicare in modo veloce ma soprattutto sicuro.
La seconda domanda da porsi per continuare il processo di trasformazione digitale è “abbiamo a disposizione un luogo dove tutti possono lavorare insieme, contemporaneamente, condividendo idee e progetti?” Immaginarsi un grande ufficio, condiviso da tutti, dove tutti collaborano insieme è bello ma presenta dei limiti. Un’azienda può avere più sedi e quindi dipendenti dislocati o può avere una sola sede ma tanti dipendenti e lavorare tutti nello stesso luogo può creare confusione, per questo l’idea del grande ufficio è bella ma poco efficace.
Un luogo davvero sicuro, accessibile a chiunque ha a disposizione un pc e una connessione ad internet, dove si può lavorare in contemporanea con la possibilità di condividere progetti e apportare modifiche a progetti altrui è un digital workspace in cloud. Uno spazio virtuale che migliora e ottimizza le attività lavorative anche a distanza, che permette di avere un database condiviso e aggiornato coi propri colleghi e che conserva tutti questi dati in modo sicuro.
Questi sono sicuramente i primi due passi da compiere per andare nella direzione giusta, per realizzare una corretta trasformazione digitale, per stare al passo coi tempi. Qualsiasi azienda che oggi punta a migliorare la sua produttività e competitività sul mercato deve prima dare uno sguardo alla propria comunicazione interna e capire se utilizza gli strumenti giusti, moderni, accessibili a tutti e che agevolino pratiche come lo smartworking, modalità di lavoro che ormai è entrata a far parte della nostra cultura. Noi adottiamo ormai da anni questi strumenti utilizzando i nostri servizi che proponiamo ai nostri clienti, in questo caso Tripolare.
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